L'essentiel
- C'est un document obligatoire qui déclenche l'obligation de paiement.
- Elle sert de preuve juridique en cas de litige commercial.
- Elle constitue une pièce justificative indispensable pour la comptabilité et le fisc.
Définition
La facture est un document comptable et juridique officiel qui atteste de la vente d'un bien ou de la réalisation d'un service. Elle détaille ce qui a été fourni, en quelle quantité et à quel prix, servant ainsi de preuve de la transaction et de base pour réclamer le paiement. On peut la comparer à une « fiche d'identité » d'une vente qui engage les deux parties.
Origine du terme
Issu du latin factura (« création », « travail »), dérivé du verbe facere (« faire »). Initialement, le terme désignait la manière dont une chose était faite avant d'évoluer vers le domaine commercial pour désigner l'écrit relatant les prestations effectuées.
Exemple concret
- Une entreprise de nettoyage qui envoie un récapitulatif détaillé de ses interventions mensuelles à un bureau pour obtenir son paiement.
- L'achat d'un ordinateur en ligne où le site marchand fournit un document précisant le prix HT, la TVA et les frais de livraison.
Comment ça se calcule
Elle est obligatoire dans toutes les transactions entre professionnels (B2B). Pour les ventes aux particuliers (B2C), elle est obligatoire pour les ventes à distance, les prestations de travaux ou dès que le montant dépasse un certain seuil (généralement 25 euros). Elle sert de justificatif pour la récupération de la TVA et pour la garantie des produits.
Causes
Une facture doit impérativement comporter des mentions légales (numéro de SIREN, adresse, date, détail de la TVA, etc.). Il ne faut jamais supprimer une facture erronée : la loi impose d'émettre une note d'avoir pour annuler ou corriger une facture déjà validée afin de conserver une piste d'audit fiable.
Notions liées
À ne pas confondre
Conséquences
Pour un débutant, il est essentiel de comprendre qu'une facture n'est pas une simple feuille de papier : c'est un contrat. Utilisez systématiquement un modèle ou un logiciel conforme pour ne pas oublier les mentions obligatoires, car une facture non conforme peut entraîner des amendes ou le rejet de votre comptabilité par l'administration.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une facture et un reçu ?
La facture est une demande de paiement qui détaille la transaction, tandis que le reçu est la preuve que le paiement a bien été effectué.
Combien de temps doit-on conserver une facture ?
Dans un contexte professionnel en France, les factures doivent être conservées pendant 10 ans au titre des obligations commerciales.
Une facture peut-elle être manuscrite ?
Oui, elle est légale tant qu'elle comporte toutes les mentions obligatoires, bien que l'usage de logiciels soit fortement recommandé pour éviter les erreurs de numérotation.