L'essentiel
- Elle augmente le montant total de la dette du client envers le vendeur.
- Elle sert de document justificatif pour la comptabilité et la TVA.
- Elle est l'opposé direct de la note de crédit (appelée aussi avoir).
Définition
La note de débit est un document envoyé par un vendeur à son client pour lui signaler qu'il doit payer une somme supplémentaire par rapport à ce qui était initialement prévu. C'est un peu comme une « rallonge » à une facture déjà émise : si vous avez été facturé pour 10 articles mais que vous en avez reçu 12, le vendeur vous adressera une note de débit pour les 2 unités manquantes.
Origine du terme
Le mot vient du latin debitum, signifiant « ce qui est dû ». Dans le langage comptable, le débit correspond à la colonne de gauche d'un compte, indiquant généralement une augmentation de ce que le client doit à son fournisseur.
Exemple concret
- Une erreur de prix sur la facture initiale (prix facturé trop bas par rapport au contrat).
- Le rajout de frais de livraison ou de services additionnels qui n'avaient pas été inclus lors de la première facturation.
- La facturation d'intérêts ou de pénalités suite à un retard de paiement.
Comment ça se calcule
Elle est utilisée dans le commerce inter-entreprises (B2B) pour ajuster les comptes sans avoir à annuler et refaire entièrement une facture déjà enregistrée. Elle sert de preuve comptable pour justifier l'augmentation de la créance.
Causes
Il est crucial de toujours faire figurer la référence de la facture originale sur la note de débit. Pour éviter toute confusion chez le client, le motif précis de l'augmentation (erreur de quantité, oubli de taxes, etc.) doit être explicitement détaillé.
Notions liées
À ne pas confondre
Conséquences
Si vous êtes entrepreneur, utilisez la note de débit pour corriger vos erreurs d'étiquetage ou d'oubli de frais de port. C'est un document plus simple à gérer que l'annulation complète d'une facture suivie d'une nouvelle émission.
Questions fréquentes
Quelle est la différence avec une facture ?
La facture est le document de vente initial. La note de débit est un correctif qui vient s'ajouter à une facture déjà existante pour en augmenter le montant.
Un acheteur peut-il émettre une note de débit ?
Oui, un acheteur peut envoyer une note de débit à son fournisseur pour l'informer qu'il réduit son paiement (par exemple en cas de retour de marchandise), bien que dans ce sens, on attende souvent une note de crédit de la part du fournisseur.