L'essentiel
- Une base de données unique pour tous les services de l'entreprise.
- Une mise à jour des informations en temps réel (unicité de l'information).
- Une structure modulaire qui permet d'activer les fonctions selon les besoins.
Définition
Un PGI est un logiciel unique qui permet de piloter l'ensemble des activités d'une entreprise (comptabilité, ventes, stocks, ressources humaines) en partageant une base de données commune. Imaginez un grand cerveau central : dès qu'une information change dans un service, elle est mise à jour instantanément pour tous les autres départements.
Origine du terme
Acronyme de Progiciel de Gestion Intégré. Le terme « progiciel » est lui-même un mot-valise combinant « produit » et « logiciel », désignant un programme informatique standardisé prêt à l'emploi. Le mot « intégré » souligne que tous les outils de gestion sont soudés entre eux au lieu de fonctionner séparément.
Exemple concret
- Une vente est réalisée en magasin : le PGI diminue automatiquement le stock en réserve et enregistre l'écriture comptable correspondante sans aucune intervention humaine supplémentaire.
- Un employé pose ses congés dans le module RH : l'information est immédiatement visible par le chef de projet pour la planification et par le service comptable pour la fiche de paie.
Comment ça se calcule
On utilise un PGI pour centraliser les données d'une organisation, éviter les erreurs de saisies multiples et obtenir des rapports d'activité fiables et en temps réel. Il est indispensable dans la transformation numérique des entreprises qui souhaitent casser les silos entre leurs différents services.
Causes
La mise en place d'un PGI est un projet de transformation majeur. Il est recommandé de réaliser un cahier des charges précis avant de choisir son éditeur et d'accompagner le changement auprès des salariés, car l'outil impose souvent une nouvelle manière de travailler, plus rigoureuse et collaborative.
Notions liées
À ne pas confondre
Conséquences
Pour bien débuter, ne cherchez pas à tout automatiser d'un coup. Commencez par les modules critiques (souvent la finance et les ventes) puis étendez l'usage du PGI à d'autres fonctions au fur et à mesure que l'équipe s'approprie l'outil.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre PGI et ERP ?
Il n'y en a aucune. ERP (Enterprise Resource Planning) est simplement le terme anglais pour désigner un PGI.
Un PGI est-il réservé aux grandes entreprises ?
Non, il existe désormais des solutions légères et flexibles adaptées aux PME, ainsi que des versions en ligne (Cloud).